Política de privacidad

Tan Tranquilo es un servicio de Santiago Mirones García-Gil, con NIF 79389401W, que es el responsable del tratamiento de tus datos.

Para cualquier cosa relacionada con tus datos —incluido ejercer tus derechos— escribe a contacto@nexlebel.es. Los datos de identificación completos están en el aviso legal.

En este servicio hay dos tipos de datos muy distintos, y no se tratan igual. Conviene tenerlo claro antes de seguir leyendo.

Tus datos como cliente nuestro: decidimos nosotros. Son tu correo de acceso y tu perfil fiscal. Ahí somos nosotros quienes decidimos qué se hace con ellos, y todo lo que dice esta página se te aplica directamente.

Los datos de tu contabilidad: decides tú. Son las facturas de tus proveedores, los datos de tus clientes y lo que llega a tu buzón. Esos son tus datos y los de terceros que se relacionan contigo: tú decides qué se hace con ellos y nosotros solo los tratamos siguiendo tus instrucciones, con un contrato de encargo de por medio.

Qué significa esto si eres proveedor o cliente de alguien que usa Tan Tranquilo: tus datos están aquí porque esa empresa los ha puesto. Para pedir acceso, rectificación o supresión tienes que dirigirte a ella, que es quien decide sobre ellos. Si nos escribes a nosotros te lo diremos y se lo trasladaremos, pero la decisión no es nuestra.

No tratamos tus datos con tu consentimiento en ninguno de estos casos, y no es un descuido: cuando la base es el contrato, pedir consentimiento crearía la apariencia de que puedes retirarlo y de que entonces dejaríamos de tratarlos, y eso sería falso mientras el contrato viva.

Conectar el correo es opcional, y se hace con una contraseña del buzón: no existe un permiso más acotado. Esa contraseña sirve para leer, para borrar y, en casi todos los proveedores, también para enviar. La revisión del buzón la hace la aplicación, que se aloja en Vercel: por ella pasan la contraseña mientras se usa y lo que se lee de tus correos (lo ves en la tabla del apartado 7).

Nosotros solo leemos, y no es que no podamos hacer lo demás: es que no queremos. Lo que sostiene ese compromiso son tres cosas comprobables: está escrito en el contrato que firmas con nosotros; la contraseña se guarda cifrada y atada a tu cuenta, de modo que copiada a otra no funciona; y nuestro programa no tiene ninguna pieza capaz de enviar correo desde tu buzón.

Si tu proveedor ofrece contraseñas de aplicación, úsala: es una llave aparte que puedes revocar sin cambiar la tuya. Con una advertencia, porque conviene saberlo: da acceso completo al buzón igualmente — lo que ganas no es un permiso más estrecho, es poder retirárnosla sin tocar tu contraseña.

Qué leemos, y qué no

Lo que se busca son correos recibidos que traigan un PDF adjunto. Para encontrarlos, le pedimos a tu servidor la ficha de cada correo recibido desde la última vez que miramos —la primera vez, los de los últimos treinta días—: quién lo envía, a quién, el asunto y la fecha, y la lista de sus piezas. El texto del mensaje no lo pedimos nunca: ni siquiera sale de tu servidor.

De los que traen un PDF nos quedamos con la fecha, el remitente, el asunto y el identificador del correo; del archivo, su nombre y en qué parte del correo venía; y el propio PDF, que es lo único que descargamos. De los que no traen PDF no guardamos nada.

No descargamos los adjuntos que no son PDF, y no abrimos tus carpetas de enviados, borradores, spam ni papelera. Y no tocamos ningún otro servicio: ni contactos, ni calendario, ni archivos.

Dónde se guarda

El PDF se guarda tal cual llegó, en un almacenamiento privado donde cada cuenta solo alcanza su propia carpeta, y esa separación la impone la base de datos, no el programa. La contraseña de tu buzón se guarda aparte, cifrada y atada a tu cuenta: copiada a otra, no funciona. Ningún navegador puede leerla, solo nuestro servidor, y no volvemos a enseñarla nunca, tampoco a ti: si la pierdes, se cambia en tu proveedor y se vuelve a conectar.

Con quién se comparte

Para leer una factura, el documento pasa por dos manos antes de volver: n8n, un programa que corre en un servidor propio y hace de intermediario, y OpenAI, que es quien lo lee e interpreta lo que pone. A n8n le mandamos un enlace temporal al documento, válido una hora, con el que lo descarga; su nombre de archivo; tu nombre o razón social, tu NIF y si eres empresa o autónomo —que hacen falta para distinguir quién emite la factura de quién la recibe—; los datos del correo por el que llegó: quién lo envió y con qué asunto; y unos identificadores nuestros para casar la respuesta. A OpenAI le llega el documento, con su nombre de archivo y tus datos fiscales, pero no los datos del correo. Vuelven los datos de la factura: el tipo de documento, el proveedor y su NIF, el número, la fecha, los importes con sus porcentajes de IVA y de retención, y un resumen corto de lo comprado.

Tus documentos no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni por nosotros ni por ese proveedor, y así está configurado el servicio. Tampoco se usan para publicidad, no se venden, y nadie de nuestro equipo lee tu correo en el funcionamiento normal del servicio.

Cómo se corta

Puedes desconectar el buzón cuando quieras desde la pantalla de Gastos, donde aparecen tus buzones conectados: borramos las llaves de acceso y dejamos de buscar facturas ahí. Tus documentos y tus gastos ya recibidos se quedan, porque son tu contabilidad.

Desconectar aquí no retira el acceso por tu lado, y eso lo tienes que hacer tú: anula en tu proveedor la contraseña que nos diste —si era una contraseña de aplicación— o cámbiala. Nosotros destruimos la copia que guardábamos; invalidarla en tu proveedor solo puedes hacerlo tú.

Cobrar con tarjeta es opcional y lo activas tú. Cuando lo haces abres tu propia cuenta en Stripe, que es la empresa que procesa el pago. El dinero entra directamente en ella: nosotros no lo tocamos en ningún momento y no cobramos comisión por ello.

Qué es tuyo y qué es nuestro. La cuenta es tuya y el contrato de esa cuenta lo firmas tú con Stripe, no con nosotros. Lo que ponemos nosotros es el botón: creamos el enlace de cobro de cada factura, lo retiramos cuando deja de tener sentido —porque la anulas, la rectificas o la marcas cobrada— y anotamos aquí lo que Stripe nos dice que ha pasado con él.

Qué le llega a Stripe, y qué no

Al abrir la cuenta: el nombre de tu negocio, a qué te dedicas, la dirección de tu página, tu correo, el país y la moneda. Todo lo demás te lo pide Stripe a ti directamente —tu identidad, tu cuenta bancaria y los documentos que necesite para verificarte—, y eso nosotros ni lo vemos ni lo recibimos.

Por cada factura: su número, su importe total y dos identificadores nuestros —el de tu cuenta aquí y el de la factura—, para saber a qué factura corresponde cada pago; y, si tienes correo de contacto, ese correo, para el aviso que Stripe enseña si alguien abre el enlace cuando ya no sirve. No le mandamos el nombre, el NIF, la dirección ni el correo de tu cliente, ni el detalle de las líneas, ni el PDF.

De quien paga: los datos de la tarjeta y el nombre y el correo que teclee los recoge Stripe en una pantalla suya, sobre tu cuenta. El número de la tarjeta no nos llega nunca. Stripe nos avisa de cada pago, devolución o reclamación, y de esos avisos solo guardamos el importe, las fechas, unos identificadores del pago y, si hay una reclamación, su motivo y su estado: es lo que nos permite marcarte la factura como cobrada y avisarte si hay una devolución o una reclamación. El nombre y el correo de quien paga no los guardamos.

Con qué papel trata Stripe esos datos

Con dos a la vez, y conviene saberlo porque cambia a quién reclamar. Sigue tus instrucciones para cobrar tus facturas. Y decide por su cuenta, sin instrucciones ni tuyas ni nuestras, cuando previene el fraude, cumple sus obligaciones de prevención del blanqueo de capitales, comprueba quién eres o mejora sus propios productos. Esa segunda parte se rige por la política de privacidad de Stripe, no por ésta.

Tu cuenta la contrata Stripe Payments Europe, Limited, una sociedad irlandesa. Dónde trata los datos exactamente lo dice su propio acuerdo de protección de datos, que aceptas tú con ella: no te lo contamos aquí porque no lo hemos comprobado nosotros, y preferimos decirte eso a darte una respuesta cómoda.

Esto último es la lectura que hacemos del reparto de papeles y está pendiente de la revisión de nuestro abogado. Si cambiara, actualizaríamos esta página y te lo diríamos antes, como decimos en el apartado 11.

Si lo desactivas o cierras tu cuenta aquí

Retiramos los enlaces de cobro que hubiera abiertos y dejamos de crear nuevos. Tu cuenta de Stripe sigue siendo tuya y no la tocamos: si quieres cerrarla, se cierra desde Stripe. Y una cosa que conviene que sepas antes de irte: una reclamación abierta ese día sigue viva en tu cuenta de Stripe, y su plazo corre igual aunque nosotros ya no la miremos.

No vendemos tus datos ni los cedemos a nadie para que los use en su propio negocio. Los compartimos con las empresas que nos prestan servicios para que esto funcione, y a cada una solo lo que necesita. Todas las de la tabla los tratan siguiendo nuestras instrucciones, con un contrato que las obliga a ello (algunos se aceptan al contratar su servicio, sin firmarlos aparte). Vercel, además, trata una parte por su cuenta, como explicamos debajo de la tabla. Las nombramos una a una para que sepas por dónde pasan tus datos, y te avisaremos antes de cambiar cualquiera de ellas.

Vercel trata además por su cuenta, como responsable, los datos de uso y técnicos que genera el servicio —por ejemplo, la dirección desde la que te conectas—, para operar, mejorar y dar soporte a sus servicios, para enviar comunicaciones comerciales y del servicio, y para otros fines empresariales lícitos. Eso se rige por su propia política de privacidad.

Stripe no está en esa tabla, y es a propósito. Si activas el cobro con tarjeta, Stripe no trata esos datos por encargo nuestro sino por encargo tuyo, con el contrato que firmas tú con ella y sobre tu propia cuenta. Te lo contamos entero en el apartado 6.

Nuestra asesoría y nuestro abogado. Tenemos una asesoría que nos lleva la contabilidad y un abogado al que podemos consultar cualquier asunto de nuestra relación contigo. Mientras no te cobremos la suscripción, a la asesoría no le llega ningún dato tuyo: lo que ella ve son las facturas que nosotros emitimos, y todavía no emitimos ninguna. Cuando empecemos a cobrarla, tu factura irá a ella con tu nombre o razón social, tu NIF y el importe, porque llevar nuestros libros es una obligación legal nuestra. Al abogado, si le consultamos, le enseñaremos lo que necesite para poder asesorarnos. Ninguno de los dos trabaja siguiendo nuestras instrucciones como las empresas de la tabla: son profesionales con sus propias obligaciones legales y su propio deber de secreto.

También entregaremos datos a jueces, autoridades o a la Administración cuando una norma nos obligue a hacerlo.

Tus facturas, tus gastos y tus documentos: mientras tu cuenta esté activa. Cuando la cierras te entregamos una hoja de cálculo con todos tus datos y un archivo con todos los documentos que hemos guardado por ti, y lo borramos en ese mismo momento (si algún archivo o tu acceso no se pueden borrar en ese momento, se borran solos en las 24 horas siguientes). No lo guardamos «por si acaso».

Hay una cosa que no va dentro y preferimos decírtelo aquí: los PDF de las facturas, presupuestos y albaranes que tú emites no se guardan en ningún sitio — se generan cada vez que los pides. Sus datos sí van en la hoja de cálculo, pero el documento en sí no está en el archivo. Si quieres conservarlos, descárgalos antes de cerrar la cuenta.

Y hay otra que va al revés: se va antes. Cuando subes un Excel para importar tus facturas, ese archivo lo borramos a los tres meses de que dejes de trabajar con él. Las facturas que salieron de él y sus datos se quedan como todo lo demás: lo único que se va es el archivo que subiste, que ya solo era el vehículo. Te avisamos en pantalla antes de que ocurra, por si lo quieres guardar tú.

Y una tercera, más pequeña. Cada vez que intentamos leer un documento guardamos cuándo fue y, si salió mal, el motivo del fallo, para poder averiguar qué pasó. De cada documento guardamos los 20 últimos intentos, y se borran cuando lo descartas o cuando cierras la cuenta — que es cuando te los entregamos en la hoja de cálculo, con todo lo demás.

Después solo conservamos lo de nuestra relación contigo, y nada tuyo:

• el contrato y la constancia de lo acordado, cinco años desde que termina (art. 1964.2 del Código Civil);
• la constancia de que cumplimos con la protección de datos, tres años, que es el tiempo durante el que se nos puede pedir cuentas.

Tus facturas y tus documentos no están en esa lista: esos se van contigo.

El servicio lee tus facturas de forma automática y, cuando los datos salen completos y cuadran, las contabiliza sin que tengas que revisarlas. Cuando algo no encaja, te la deja marcada para que la mires tú.

Puedes corregir cualquier dato en cualquier momento, y nada de esto produce efectos jurídicos sobre ninguna persona: es una ayuda para preparar tu contabilidad, no una decisión sobre nadie.

Puedes pedirnos acceder a tus datos, rectificarlos, suprimirlos, limitar su tratamiento, oponerte a él y recibirlos en un formato que puedas llevarte a otro sitio. Escribe a contacto@nexlebel.es y te contestamos en un mes como máximo.

Para llevarte tus datos no hace falta ni que nos escribas: puedes descargarlos tú mismo desde Ajustes ▸ Llevarte tus datos, en una hoja de cálculo y un archivo con tus documentos. No tienes que cerrar la cuenta ni avisarnos.

Si crees que no hemos hecho las cosas bien, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos. Te agradeceríamos que nos lo dijeras antes, pero no tienes ninguna obligación de hacerlo.

Si cambiamos algo, actualizamos la fecha de arriba. Cuando el cambio afecte a lo que hacemos con tus datos —no a la redacción— te avisamos por correo antes de que entre en vigor.